Partizipation

Die Grundlage für effektive Prozesse bilden die Mitarbeiter! Nur wenn Mitarbeiter sich einig sind, wie bestimmte Arbeiten in Zukunft ablaufen sollen, werden sie Arbeitskraft effektiv einsetzen wollen und können. Mitarbeiter sollten deshalb in alle Phasen einer Prozessgestaltung einbezogen werden, auch wenn – wie zum Beispiel beim IT Service Management – die Prozessstrukturen durch das ITIL Rahmenwerk bereits vorgegeben sind.

Das Labor für IT Organisation und Management arbeitet intensiv gemeinsam mit den Mitarbeitern. Beginnend mit frühzeitigem Informationsaustausch über geplante Vorhaben, über Gestaltungs-Workshops in denen Regeln und Abläufe vereinbart werden, bis hin zur Durchführung von gemeinsamen und eng abgestimmten Projekten.

 

Methodenbasierte Modellierung und Optimierung

Um Arbeitsabläufe sinnvoll gestalten zu können, ist es zunächst wichtig, ein geeignetes „Abbild“, d.h. Modell dieser Prozesse, zu erstellen. Dabei kann nur zum Teil auf Standard-Rahmenwerke (z.B. ITIL) zurückgegriffen werden, da bei detaillierter Betrachtung jede Organisation anders arbeitet. Bei der Modellierung ist es daher wichtig, dass alle relevanten Besonderheiten erkannt und bei der Optimierung berücksichtigt werden. 

Das Institut für IT Organisation und Management greift für Prozessmodellierungen und –optimierungen auf verschiedene Tools und Methoden zurück (z.B. → ConSense→ S-BPM, → ePK, → K3). Je nach Einsatzgebiet und unternehmensspezifischen Besonderheiten werden die Methoden individuell angepasst. Es gilt das Motto: „Erlaubt ist, was hilft.“ 

 

Reorganisation 

Intensive Tests und Simulationen von Prozessen (→ simulieren) gewährleisten, dass Systemfehler gefunden werden, kritische Situationen geübt werden und dass Mitarbeiter mit der Technik und den Abläufen vertraut werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Zusammenspiel von Mensch (Mitarbeiter, Kunde, etc.), Technik (ITSM-Tools, Software- und Hardwaresysteme) und Organisation (Prozesse, Aufgaben, Verantwortlichkeiten) reibungslos funktioniert.

Die Philosophie des Instituts für IT Organisation und Management hinsichtlich Prozessgestaltung ist es, die neuen Arbeitsabläufe so „begreifbar“ wie möglich zu machen. Nur Prozesse, die ausprobiert und eingeübt werden können, werden planmäßig und stabil ablaufen. Das trifft sowohl für sehr operative und oft wiederholte Prozesse zu, als auch für wenig standardisierte und hochgradig kooperative Prozesse.