Dritte Fallstudie des Semesters von topsystem lässt Vorlesungszeit ausklingen

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Tim Just, Geschäftsführer im Bereich Logistik von topsystem

Am 26.01.2018, passend zum Ende der Vorlesungszeit des Wintersemesters 2017/2018, wurde die dritte und letzte Fallstudie des Semesters den Studierenden des Studiengangs Wirtschaftsinformatik an der FH Aachen präsentiert. Als Kooperationspartner für die Fallstudie mit dem Titel "Einführungs eines ERP-Systems - make or buy" konnte die topsystem Systemhaus GmbH gewonnen werden. Präsentiert wurde die Fallstudie von dem Geschäftsleiter des Bereiches Logistik von topsystem, Tim Just, der früher selbst Informatik an der RWTH studiert hatte.

Der Logistikbereich von topsystem zeichnet sich vor Allem durch die Komplettlösung zur mobilen Datenfassung, genannt "Lydia", aus. Hierbei handelt es sich um ein "pick-by-voice"-System, das die Fachkräfte im Warenlager bei der Durchführung ihrer Aufgaben, bspw. bei der Zusammenstellung von Warenlieferungen, unterstützt. Die Mitarbeiter tragen ein Headset über das sie ihre Arbeitsanweisungen erhalten. Haben sie einen Arbeitsschritt abgehakt, teilen sie dies wiederum dem System über das angebrachte Mikrofon mit. Diese Informationen liegen sofort digital vor und können von verbundenen IT-Systemen weiterverarbeitet werden. Somit müssen die durchgeführten Aktionen nicht mehr manuell erfasst werden, wodurch die Fehlerquote in den Prozessen sinkt. Zusätzlich haben die Mitarbeiter ihre Hände frei, da sie nicht länger Papierlisten mit sich tragen müssen. Viele große Handelshäuser, Warenumschlagszentren und Zentrallager sowie namhafte Logistik-Diensleister setzen Voice-Systeme bereits ein.

Um Kundenanforderungen abdecken zu können wurde ein umfangreicher Produktstandard entwickelt, sowohl für die angebotene Software als auch für die Hardware. Um eine Reduktion manueller Aktivitäten (Forecast-Auswertungen, Stammdatenpflege, etc.) zu erreichen, entschied sich topsystem eine integrierte ERP- und CRM-Umgebung zur Prognose, Planung und Durchführung von operativen Aufgaben einzuführen. Kombiniert mit Daten aus dem Vertrieb soll durch akkuratere und automatisierte Forecasts insbesondere die Lieferzeit für die Hardware auf Kundenseite reduziert werden und die Reaktionszeit und -fähigkeit erhöht werden. Da die Hardware für die Voice-Lösung unter anderem von topsystem gefertigt wird, müssen Lagerhaltung und Produktion mit dem Sales-System integriert sein. Prognosen über Absatzzahlen bilden dabei die Grundlage für eine effektive Planung der Beschaffung und Fertigung. Eine integrierte Zeiterfassung soll es jedem Projektleiter und der Unternehmensführung ermöglichen, auf einen Blick zu erkennen, wie wirtschaftlich ein Projekt ist. Da alle abrechungsrelevanten Daten in diesem System gesammelt sein sollen, wird zudem eine Automatisierung der Rechnungsstellung in Planung gestellt.

Zur Bereitstellung von Informationssystemen wurde in der Vergangenheit häufig der "make"-Ansatz verfolgt. Aufgrund des als speziell eingestuften Anwendungsfalls des System wurde dieser Ansatz als effizient erachtet. Eine erneute Kosten-Nutzen-Rechnung führte jedoch zu dem Entschluss, dass in diesem Fall ein System am externen Markt beschafft werden sollte. Die Investition in ein solches System, welches die Anforderungen ausreichend abdeckt, langfristig erweiterbar ist und auch die Mitarbeiter in Sachen Bedienbarkeit zufriedenstellt, wurde geringer eingestuft, als die Investition in eine eigene Entwicklung. Dabei sind bei dem "purchase"-Ansatz ebenfalls Folgekosten durch Support, Wartung und Softwarepflege zu betrachten. Ein Vorteil bei diesem Ansatz besteht darin, dass Anbiete, die sich auf diese Produkte spezialisieren, mehr Kompetenzen besitzen und ein größeres Interesse haben diese Systeme lauffähig zu halten. Zusätzlich wurden Oppotunitätskosten betrachtet: Die internen Kosten, die durch die fehlende Verfügbarkeit von Software-Entwicklern für das Kerngeschäft entstehen würden, und die daraus resultierende, potenzielle Verzögerung oder Qualitätsreduktion in der Produktentwicklung für den Vertrieb, übersteigen kumuliert die Anschaffungskosten eines extern entwickelten Systems. Das gilt auch für Verzögerungen in Projekten oder einen potenziellen Image-Verlust am Markt bei zu langsamer Produktinnovation, der bei einer eigenen Entwiclung prognostiziert wurde.

Zum jetzigen Zeitpunkt befindet sich das Unternehmen in der Umsetzungsphase, in der gemeinsam mit Beratern des Lieferanten die Prozesse konfiguriert werden, um das System so auf die beschriebenen Anforderungen anzupassen.

Nach dem Vortrag waren die Studierenden gefragt ihre Ausarbeitungen zu der Fallstudie vorzustellen. Sie mussten hierzu bspw. nach Alternativen zu "pick-by-voice" recherchieren und die Systeme miteinander vergleichen und eigene Pro- und Kontra-Argumente für die "make-or-buy"-Ansätze für den vorgestellten Fall aufführen. Daran angeknüpft war eine Fragerunde, in der die Studierenden ihre eigenen Fragen zum Thema an Herrn Just stellen konnten. Durch die vorherigen Fallstudien routiniert geworden, bohrten die Studierenden dabei nach Schwachstellen im System sowie gewinnbringenderen Vermarktungsmodellen, was zu lebhaften Debatten zwischen allen Beteiligten führte.

Wir möchten uns an dieser Stelle noch einmal recht herzlich bei Herrn Just für die Präsentation und die Diskussionen, sowie bei den Mitarbeitern von topsystem für die Erstellung der Fallstudie, bedanken!